A tanügyi dokumentumok kezelése

Elsőként vizsgáljuk meg a tanügyigazgatás helyét a magyar jogrendszerben. A magyar jogrendszer tulajdonképpen a hatályos jogi normák összességét jelenti, amelynek két fő területét különböztethetjük meg a magánjogot és a közjogot. Legegyszerűbben összefoglalva a magánjog az emberek egymásközti viszonyait szabályozza, melyben a felek mellérendeltségi viszonyban állnak egymással. Ezzel szemben a közjogi szabályokban valamilyen szerepet játszik az állam, így az emberek és az állam közötti viszonyokat szabályozza azzal, hogy a felek között az alá-fölé rendeltségi viszony a jellemző. A közjogi szabályok közé sorolható többek között a közigazgatási jog is, amelynek egyik részterülete a tanügyigazgatással összefüggő jogszabályok összességét jelentő tanügyi jog. Maga a tanügyigazgatás pedig a köznevelés megszervezésének, irányításának és jogi szabályozásának államilag meghatározott rendszere.

A hazai oktatási rendszer három fő pilléren nyugszik. Ez a köznevelés, a szakképzés, és a felsőoktatás. Én jelen tanulmány keretében elsődlegesen a köznevelést érintő legfontosabb tanügyi dokumentumok vezetésére vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket fogom ismertetni, melynek keretében a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény, a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet, az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló 100/1997. (VI.13.) Korm. rendelet szabályait mutatom be. Szó lesz továbbá a szakképzésről szóló 2019. évi LXXX. törvény, valamint a szakképzésről szóló törvény végrehajtásáról szóló 12/2020. (II.7.) Korm. rendelet rendelkezéseiről is.

A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatványok

Az irányadó jogszabályi rendelkezések szerint a nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, elektronikus okirat, elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint hitelesített papíralapú nyomtatvány. A jogszabályi rendelkezés meghatározza azt is, hogy mit értünk elektronikus okirat alatt. Ennek értelmében az elektronikus okirat az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan tárolt irat.[i] Ezt követően a jogszabály meghatározza azt is, hogy az egyes intézménytípusokban milyen nyomtatványok használata kötelező.

Az óvoda által használt nyomtatványok

Az óvoda a gyermek hároméves korától a tankötelezettség kezdetéig nevelő intézmény. Legfőbb feladata, hogy a gyermeket az iskolai nevelés-oktatásra készítse fel.[ii] Az óvodák az alábbi nyomtatványokat használják: felvételi előjegyzési napló, a felvételi és mulasztási napló, az óvodai csoportnapló, az óvodai törzskönyv, a gyermek fejlődését nyomon követő dokumentáció.[iii]

Itt szeretnék egy gondolat erejéig kitérni arra, hogy 2020. január 1. napja előtt az óvoda által használt nyomtatványnak minősült a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény. Ez a nyomtatvány, ahogy az a nevéből is kitűnik az óvodának a gyermek iskolaérettségére vonatkozó állásfoglalását tartalmazta. A nyomtatvány használatának megszűnésére azért került sor, mert az előzőekben említett időpontban megváltoztak a gyermek tankötelezettségére vonatkozó rendelkezések is. Ugyanis a korábban hatályos szabályok szerint a gyermek abban az évben, amelynek augusztus 31. napjáig a hatodik életévét betölti, legkésőbb az azt követő évben tankötelessé válik. Ezzel szemben a jelenleg hatályos rendelkezések szerint a gyermek abban az évben, amelynek augusztus 31. napjáig a hatodik életévét betölti, tankötelessé válik.[iv] Ezért szükségtelenné vált a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény elkészítse, hiszen a tankötelezettség a jogszabály erejénél fogva, az abban meghatározott időpontban következik be. Természetesen ettől függetlenül a továbbiakban is lehetőség van arra, hogy a gyermek tankötelezettségének halasztására kerüljön sor, amennyiben a gyermek érdeke ezt szolgálja.

Felvételi és előjegyzési napló

Mivel a jogszabályi rendelkezések alapján abban az évben, amelynek augusztus 31. napjáig a gyermek a harmadik életévét betölti, a nevelési év kezdő napjától legalább napi négy órában óvodai foglalkozáson kell részt vennie[v], így biztosítani kell minden gyermek számára, hogy legyen olyan intézmény, amely a gyermek óvodai ellátását köteles biztosítani. Ez az intézmény a kötelező felvételt biztosító óvoda, amely köteles a gyermeket felvenni, illetve átvenni. Tulajdonképpen arról az egy óvodáról beszélünk, amely a települési önkormányzat fenntartásában működik, és amelynek a körzetében a gyermek lakik.[vi]

Mindezek alapján egy pontos nyilvántartást kell vezetni az óvodába jelentkező gyermekekről. Erre szolgál az óvodai felvételi előjegyzési napló. A jogszabály részletesen kitér arra, hogy az óvodai felvételi előjegyzési naplóban mit kell feltüntetni, ezek a következőek: az óvoda neve, OM azonosítója, címe, a nevelési év, a napló megnyitásának és lezárásának időpontja, az óvodavezető aláírása, valamint papíralapú nyomtatvány esetén az óvoda körbélyegzőjének a lenyomata. További követelmény az is, hogy a napló nevelési év végén történő lezárásakor fel kell tüntetni a felvételre jelentkező, a felvett és a fellebbezés eredményeként felvett gyermekek számát is.

Természetesen a naplóban számos adatot fel kell tüntetni a gyermekekre vonatkozóan is. Ennek értelmében a felvételi előjegyzési napló gyermekenként tartalmazza a jelentkezés sorszámát és időpontját, a gyermek legfontosabb személyes adatait – név, születési hely és idő, állampolgárság, lakóhely, tartózkodási hely, anyja születéskori neve, apja neve, nem magyar állampolgárság esetén a tartózkodás jogcíme –, a kijelölt óvoda megnevezését, valamint annak az óvodának a megnevezését, ahová a gyermek jelentkezését még benyújtották. Ezenkívül tartalmazza annak tényét is, hogy a gyermek a jelentkezés időpontjában részesül-e bölcsődei vagy óvodai ellátásban, a szülő felvétellel, ellátással kapcsolatos igényeit, a felvételi elbírálásánál figyelembe vehető egyéb szempontokat, az óvodavezető javaslatát, a felvétellel kapcsolatos döntést és időpontját, a felvétellel kapcsolatos fellebbezés időpontját és iktatószámát, a felvétel időpontját.[vii]

A felvételi és mulasztási napló

A gyermek és az óvoda közötti jogviszony az óvodai felvétellel, illetve átvétellel keletkezik.[viii] A felvételi és mulasztási napló az a tanügyi dokumentum, amelyik az óvodába felvett gyermekek nyilvántartására és mulasztásaik vezetésére szolgál.

A jogszabály e napló vonatkozásában is szigorú követelményeket támaszt tartalmi szempontból. Ennek értelmében fel kell tüntetni az óvoda nevét, OM azonosítóját, címét, a nevelési évet, a csoport megnevezését. A felvételi és mulasztási napló tartalmazza ezenkívül a gyermek naplóbeli sorszámát, oktatási azonosító számát, nevét, születési helyét és idejét, állampolgárságát, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, lakóhelyének, tartózkodási helyének címét, anyja születéskori nevét, apja vagy törvényes képviselője nevét, a felvétel időpontját, az igazolt és igazolatlan hiányzások havi és éves összesítését, a szülők napközbeni telefonszámát, és a megjegyzés rovatot.

Speciális rendelkezés vonatkozik a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő vagy sajátos nevelési igényű gyermekekre, mivel ha az óvoda olyan gyermek nevelését is ellátja, aki ilyen problémákkal küzd, a megjegyzés rovatban fel kell tüntetni a szakértői véleményt kiállító bizottság nevét, címét, a szakértői vélemény kiállításának időpontját és számát, valamint az elvégezett felülvizsgálatok, továbbá a következő kötelező felülvizsgálat időpontját. Kiemelendő, hogy a jogszabály hatályos szövege tendenciózusan a szakértői vélemény terminológiát használja, korábban még a szakvélemény szó szerepelt több helyen is.

Ugyancsak speciális rendelkezés, hogy az óvoda kötelezettsége, hogy minden év június 30-áig megküldje az illetékes szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény részére azon gyermekek nevét – a szakértői véleményt kiállító intézmény és a szakértői vélemény számával együtt –, akiknek a felülvizsgálata a következő nevelési évben esedékes.

A gyermekre vonatkozó adatokat a felvételi és mulasztási naplóban mindaddig vezetni kell, amíg az óvodai elhelyezése meg nem szűnt, és ezt követően kell a naplóból törölni.[ix]

Óvodai csoportnapló

Az óvoda pedagógiai programja alapján a nevelőmunka tervezésének dokumentálására az óvodai csoportnapló szolgál. Az óvodai csoportnaplóban ugyanúgy, mint a korábban ismertetett tanügyi dokumentumokban fel kell tüntetni az intézményre vonatkozó legfontosabb adatokat – óvoda neve, OM azonosítója, címe –, továbbá a nevelési évet, a csoport megnevezését, a csoport óvodapedagógusait, a megnyitás és a lezárás helyét és időpontját, az óvodavezető aláírását, papíralapú dokumentum esetén az óvodai körbélyegzők lenyomatát, a pedagógiai program nevét.

Az előzőekben ismertetetteken kívül az óvodai csoportnapló tartalmazza a gyermekek nevét és óvodai jelét, a fiúk és lányok számának összesített adatait, ezen belül megadva a három év alatti, a három–négyéves, a négy–ötéves, az öt–hatéves a hat–hétéves gyermekek számát, a sajátos nevelési igényű gyermekek számát, továbbá azon gyermekek számát, akik bölcsődei ellátásban részesültek, illetve a nevelési évben tankötelessé váló gyermekek nevét, a napirendet, a napirend szerinti tevékenységek időtartamát és a tevékenységeket, a hetente ismétlődő közös tevékenységeket tartalmazó hetirendet napi bontásban, a nevelési éven belüli időszakonként a nevelési feladatokat, a szervezési feladatokat, a tervezett programokat és azok időpontjait, a gyermekek neveléséhez szükséges, a teljes óvodai életet magában foglaló tevékenységek, foglalkozások keretében az óvoda pedagógiai programjában meghatározott tevékenységi formák tartalmi elemeit, az értékeléseket, valamint a feljegyzést a csoport életéről.[x]

Óvodai törzskönyv

Talán a legjelentősebb óvodai tanügyi dokumentum az óvodai törzskönyv, mivel az óvodára vonatkozó legfontosabb adatok vezetésére szolgál.

Tartalmazza a törzskönyvi bejegyzések hitelesítésének időpontját, az óvodavezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az óvoda körbélyegzőjének lenyomatát, az óvoda nevét és címét, nevelési évenként az óvoda általános adatait (önkormányzati, nem önkormányzati jelleg, nevel-e sajátos nevelési igényű és nemzetiségi gyermekeket, gyakorló intézményként működik-e, a gyermekek október 1-jei létszámát, az összes férőhely és a szükséges férőhelyek számát, gyermekcsoportjainak számát, az óvodapedagógusok számát, a bérgazdálkodó, a munkáltató és gondnokság megnevezését, az óvoda nyitvatartási idejét (év, heti időszak, napi időszak és időtartam), a gyermeklétszámot nevelési évenként összesítve, továbbá az október 1-jei és május 31-i állapot szerint, a korosztályonkénti bontást, a sajátos nevelési igényű és a hátrányos, továbbá a halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek számát, a gyermekcsoportok október 1-jei számát, nevelési évenként az étkezésben részesülő és nem részesülő gyermekek számát, az engedélyezett és betöltött összes álláshely évenkénti számát, az óvoda telkeinek adatait nevelési évenként (összes terület, tulajdonos, a kert, a beépített terület és az udvar területe), az óvoda épületeinek adatait (építés éve, használat jogcíme, fűtési módja, légtere, alapterülete, a WC-k száma, a szolgálati lakások száma, a felújítások adatai), kimutatást az óvoda helyiségeiről (alapterület, férőhely, minőség, használat, a gyermekcsoportok közvetlen ellátását szolgáló helyiségek, egyéb helyiségek), az óvoda könyvtárának adatait (állományát, állományának gyarapodását, csökkenését) nevelési évenként, az óvodapedagógusok és egyéb alkalmazottak adatai közül a nevet, születési helyet és időt, a végzettséget, szakképzettséget, a beosztást, a szolgálati idő kezdetét, a munkába lépés és kilépés időpontját.[xi]

Álláspontom szerint az előző felsorolás is igazolja az óvodai törzskönyv vezetésének fontosságát, mivel világosan látszódik, hogy ez a nyomtatvány tartalmazza részletesen az óvodára vonatkozó legfontosabb adatokat.

A gyermek fejlődését nyomon követő dokumentáció

Végezetül a gyermek fejlődését nyomon követő dokumentációról kell néhány szót ejteni, amely a gyermek fejlődéséről folyamatosan vezetett olyan nyomtatvány, amely tartalmazza a gyermek fejlettségi szintjét, fejlődésének ütemét, a differenciált nevelés irányát. Ennek keretében tartalmazza a gyermek anamnézisét, a gyermek értelmi, lelki szociális és testi fejlettségének mutatóit, a gyermek fejlődését segítő megállapításokat, intézkedéseket, az elért eredményt, valamint a szülő tájékoztatásáról szóló feljegyzéseket. Speciális szabály, hogy amennyiben a gyermeket szakértői bizottság vizsgálta, a vizsgálat megállapításait, a fejlesztést végző pedagógus fejlődést szolgáló intézkedésre tett javaslatait, illetve a szakértői bizottság felülvizsgálatának megállapításait is fel kell tüntetni a gyermek fejlődését nyomon követő dokumentációban.[xii]

Az iskola által használt nyomtatványok

Az iskola által használt nyomtatvány a beírási napló, a bizonyítvány, a nemzetiségi bizonyítvány, az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány, a szakmai vizsga, képesítő vizsga letételét tanúsító bizonyítvány, a törzslap külíve, belíve, a nemzetiségi törzslap külíve, belíve, a törzslap külíve, belíve érettségi vizsgához, az érettségi törzslap kivonata, törzslap külíve, belíve szakmai vizsgához, képesítő vizsgához, az értesítő (ellenőrző), az osztálynapló, a csoportnapló, az egyéb foglalkozási napló, a jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához, az osztályozóív a tanulmányok alatti vizsgához, az érettségi vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok, az órarend, a tantárgyfelosztás, a továbbtanulók nyilvántartása, az egyéni és csoportos foglalkozási napló az alapfokú művészeti iskolában, az egyéni és csoportos foglalkozási napló a zeneművészeti szakgimnáziumban, az étkeztetési nyilvántartás, a közösségi szolgálati jelentkezési lap, a tanulói jogviszony igazoló lapja.[xiii] Látható, hogy a pedagógusok számos nyomtatványt használnak iskolai munkájuk során. A következőkben a legfontosabbakról szeretnék néhány szót szólni.

A beírási napló

Ahogy azt más korábban is említettem a gyermek abban az évben, amelynek augusztus 31. napjáig a hatodik életévét betölti tankötelessé válik. A tankötelezettség pedig annak az évnek a végéig tart, amelyben a tanuló a tizenhatodik életévét betölti.[xiv] A tanuló – beleértve az egyéni munkarenddel rendelkezőt is – az iskolával tanulói jogviszonyban áll, amely felvétellel vagy átvétellel keletkezik. Maga a felvétel, illetve átvétel jelentkezés alapján történik, melyről az iskola igazgatója dönt. A tanulói jogviszony a beíratás napján jön létre.[xv]

Az iskolába felvett tanulók iskolai nyilvántartására a beírási napló szolgál. Fontos, hogy a beírási naplót az iskola kezdő évfolyamán kell megnyitni és folytatólagosan kell vezetni. A vezetésére az iskola vezetője által kijelölt – nem pedagógus-munkakörben foglalkoztatott – alkalmazott köteles. A tanulót akkor lehet a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszonya megszűnt, és a törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani.

Speciális szabály vonatkozik a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő vagy sajátos nevelési igényű tanulókra, mivel rájuk vonatkozóan a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakértői véleményt kiállító szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény, nevét, címét, a szakértői vélemény számát és kiállításának keltét, az elvégzett felülvizsgálatok, valamint a következő kötelező felülvizsgálat időpontját. Ezzel kapcsolatban az iskola feladata, hogy minden év június 30-áig megküldje az illetékes szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény részére azon tanulók nevét – a szakértői véleményt kiállító intézmény és a szakértői vélemény számával együtt –, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes.

Mivel a beírási naplóba fel kell tüntetni az adott intézménybe felvett valamennyi tanulót, így szerepeltetni kell azokat a tanulókat is, akik tankötelezettségüket külföldön teljesítik, továbbá azokat is, akik az iskolai kötelező tanórai foglalkozásokon való részvétel alól felmentést kaptak. Ennek tényét a határozat számával szerepeltetni kell a beírási napló megjegyzés rovatában.

A beírási napló emellett tartalmazza az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, a megnyitás és lezárás időpontját, az igazgató aláírását, valamint papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. Tartalmazza továbbá a tanuló naplóbeli sorszámát, felvételének időpontját, nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, anyja születéskori nevét, állampolgárságát, reggeli ügyeletre, napközire és étkezésre vonatkozó igényét az alapfokú művészeti iskola kivételével, jogviszonya megszűnésének időpontját és okát, továbbá annak az intézménynek a nevét, ahová felvették vagy átvették, évfolyamismétlésére vonatkozó adatokat, sajátos nevelési igényére vonatkozó adatait, egyéb megjegyzéseket.[xvi]

A fentiek kapcsán szeretnék röviden kitérni az egyéni munkarendre vonatkozó rendelkezések ismertetésére, mivel az egyéni munkarendbe tartozó tanulókat is fel kell tüntetni a beírási naplóba. Fontos szabály, hogy a tankötelezettséget iskolába járással kell teljesíteni, ez alól kivételt jelent az egyéni munkarend. Akkor kérelmezhető, ha a tanuló egyéni adottsága, sajátos helyzete indokolja, és a tanuló fejlődése, tanulmányainak eredményes folytatása és befejezése szempontjából előnyös. A kérelem előterjesztésére a jogszabály szigorú határidőt állapít meg, mivel annak benyújtására az érintett tanévet megelőző június 15-éig van lehetőség a felmentést engedélyező szervhez. E határidőt követően kizárólag csak abban az esetben nyújtható be a kérelem, ha a tankötelezettség iskolába járással történő teljesítését megakadályozó körülmény merül fel.[xvii] Azért is tartottam szükségesnek az előzőekben említett jogszabályi rendelkezések ismertetését, mert a közelmúltban a jogintézmény kapcsán változás történt, hiszen korábban magántanulói jogviszonyról beszélhettünk.

A bizonyítvány, a nemzetiségi bizonyítvány

A tanuló az egyes évfolyamok, továbbá az érettségi vizsga, a szakmai vizsga, a művészeti alapvizsga és a művészeti záróvizsga tanulmányi követelményeinek teljesítéséről bizonyítványt kap. A bizonyítvány tartalmazza az általa tanúsított végzettségnek, szakképesítésnek a Magyar Képesítési Keretrendszer szerinti besorolását. Kiemelendő, hogy a bizonyítvány és a bizonyítvány kiállításának alapjául szolgáló irat közokirat.[xviii]

Tehát a tanuló által elvégzett évfolyamokról a törzslap alapján év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni ugyanúgy, mint a legtöbb tanügyi dokumentum esetében az iskola, többcélú intézmény esetén a tagintézmény nevét, OM azonosítóját, címét és az iskola körbélyegzőjének lenyomatát.

A bizonyítvány tartalmazza a sorszámát, a bizonyítványpótlap sorozatszámát, a tanuló nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló törzslapjának számát, a tanévet és az elvégzett évfolyam sorszámát, a tanuló által mulasztott órák számát, ezen belül külön megadva az igazolatlan mulasztások számát, a tanuló szorgalmának és – az alapfokú művészeti iskola kivételével – magatartásának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak megnevezését és minősítését, a szükséges záradékot, a nevelőtestület határozatát, a kiállítás helyét és idejét, az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, az igazgató és az osztályfőnök aláírását.

Nemzetiségi bizonyítvány kiállítása esetén ez előzőekben említetteket magyar és nemzetiségi nyelven is fel kell tüntetni.

A jogszabály kimondja továbbá azt is, hogy a bizonyítványban záradék formájában fel kell tüntetni a művészeti alapvizsga és záróvizsga letételének tényét is.

A gyakorlatban többször felmerülhet, hogy milyen eljárást kell lefolytatni abban az esetben, ha a bizonyítvány elveszett, vagy megsemmisült. Ilyenkor kérelemre a törzslap alapján bizonyítványmásodlat állítható ki, amelyért illetéket kell fizetni.

Amennyiben a törzslap, póttörzslap nem lelhető fel, kérelemre az iskolában meglévő nyilvántartások alapján pótbizonyítvány állítható ki. De a pótbizonyítvány csupán csak azt igazolja, hogy a tanuló melyik évfolyamot mikor végezte el. Az is előfordulhat, hogy az iskolában már minden nyilvántartás megsemmisült. Ilyenkor a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt, feltéve, ha az iskola volt tanulója írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola melyik évfolyamán tanult, és nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanári nyilatkozat akkor fogadható el, ha a jelezett időszakban az iskola tanára volt, a volt évfolyamtársaknak pedig be kell mutatniuk bizonyítványukat.[xix]

A törzslap

Alapvető tanügyi dokumentum a törzslap, amely két részből áll. Egyrészt a tanulókról külön-külön kiállított egyéni törzslapokból, másrészt az egyéni törzslapok összefűzését szolgáló borítóból (törzslap külív).

Nemzetiségi iskola esetében, ha az iskolai nevelés és oktatás nyelve a nemzetiség nyelve, a törzslapot magyar nyelven és az oktatás nyelvén is vezetni kell azzal, hogy ha a két szöveg között eltérés van, és nem állapítható meg, hogy melyik a helyes szöveg, a magyar nyelvi bejegyzést kell hitelesként elfogadni.

Fontos szabály, hogy az iskola a tanévkezdést követő 30 napon belül a tanulókról egyéni törzslapot állít ki. Az egyéni törzslap tartalmazza a törzslap sorszámát, a tanuló nevét, állampolgárságát, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló osztálynaplóban szereplő sorszámát, a tanévet és a tanuló által elvégzett évfolyamot, a tanuló magatartásának és szorgalmának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyakat, és ezek év végi szöveges minősítését, a közösségi szolgálat teljesítésével kapcsolatos adatokat, az összes mulasztott óra számát, külön-külön megadva az igazolt és igazolatlan mulasztásokat, a nevelőtestület határozatát, a tanulmányok alatti vizsgára vonatkozó adatokat, a tanulót érintő gyermekvédelmi intézkedéssel, hátrányos helyzet, halmozottan hátrányos helyzet megállapításával kapcsolatos és tanulói jogviszonyából következő döntéseket, határozatokat, záradékokat.

Ezenfelül, ha az iskola sajátos nevelési igényű tanuló nevelés- oktatását is ellátja a törzslapon fel kell tüntetni a szakértői véleményt kiállító szakértői bizottság nevét, címét, a szakértői vélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját.

Az egyéni törzslapokat az alsó tagozat, a felső tagozat és a középfokú iskolai tanulmányok befejezését követően, a törzslap külívének teljes lezárása után szétválaszthatatlanul össze kell fűzni, és ilyen módon kell tárolni.

A törzslap külívén fel kell tüntetni a kiállító iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás helyét és idejét, az osztályfőnök és az igazgató aláírását és az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát, valamint a törzslap külíve tartalmazza az osztály megnevezését, az osztály egyéni törzslapjainak az osztálynaplóval és bizonyítvánnyal való összeolvasásának tényét igazoló összesítés évenkénti hitelesítését, a hitelesítést végző osztályfőnök és az összeolvasó tanárok, valamint az igazgató aláírását, a törzslap külívének lezárásakor hatályos osztálynévsort (a tanuló sorszáma, neve, törzslapszáma feltüntetésével).

A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján póttörzslapot kell kiállítani.[xx]

Értesítő

A pedagógus a tanuló teljesítményét, illetve előmenetelét a tanítási év közben rendszeresen érdemjeggyel értékeli, félévkor és tanítási év végén osztályzattal minősíti. Az érdemjegyekről a tanulót és a kiskorú tanuló szülőjét rendszeresen értesíteni kell.[xxi]

Az előzőekre tekintettel a tanuló magatartásáról, szorgalmáról, évközi és félév végi tanulmányi eredményéről szóló tájékoztatásra, a hiányzások igazolására, valamint az iskola és a szülő kölcsönös tájékoztatására az értesítő, vagy másnéven az ellenőrző szolgál.

Az értesítőben fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, az osztály megnevezését. Az értesítő tartalmazza továbbá a tanuló nevét, oktatási azonosítóját, születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, anyja születéskori nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, napközbeni telefonszámát és apja, törvényes képviselője nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, napközbeni telefonszámát, a tanuló magatartása, szorgalma értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak felsorolását és minősítését, a félévi osztályzatokat, a mulasztások igazolását.

Az iskola köteles a tanuló félévi osztályzatairól elektronikus napló alkalmazása esetén is az értesítő útján, az osztályfőnök aláírásával és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával ellátott írásbeli tájékoztatást adni.[xxii]

Az osztálynapló, a csoportnapló, és az egyéb foglalkozási napló

A tanórai foglalkozásokról a pedagógus az órarendnek megfelelően osztálynaplót vezet. Az osztálynaplóban fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, az osztály megnevezését, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító osztályfőnök és az igazgató aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. A naplót az iskolai nevelés-oktatás nyelvén kell vezetni.

Az osztálynapló két részből áll. Egyrészt a haladási és mulasztási naplórészből, másrészt az értékelő naplórészből. A haladási és mulasztási naplórész heti és napi bontásban tartalmazza a tanítási napok sorszámát és időpontját, a megtartott tanítási óra tantárgyának nevét, az óra tanévi és napon belüli sorszámát, a tanítási óra anyagát, az órát megtartó pedagógus aláírását, igazolt és igazolatlan órák szerinti csoportosításban a tanulók hiányzásának kimutatását, a hiányzások heti, féléves és éves összesítését és az összesítést végző pedagógus aláírását. Ezzel szemben az értékelő naplórész tartalmazza a tanuló nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, oktatási azonosító számát, társadalombiztosítási azonosító jelét, anyja születéskori nevét és elérhetőségét, apja vagy törvényes képviselője nevét és elérhetőségét, a tanuló naplóbeli sorszámát, törzslapszámát, a tanult tantárgyakat és azok értékelését havi bontásban, valamint a félévi és év végi szöveges értékelését, osztályzatait, a közösségi szolgálat teljesítésével kapcsolatos adatokat.[xxiii]

Az osztálynaplótól megkülönböztethető a csoportnapló, valamint az egyéb foglalkozási napló. Csoportnaplót a pedagógusnak az osztálykerettől eltérő, csoportbontással kialakított tanórai foglalkozásokról és azok résztvevőiről kell vezetnie. Míg az egyéb foglalkozási naplót különösen a fakultációs foglalkozásokról, a szakkörről, a sportkörről, és a napköziről kell vezetni.[xxiv]

Jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához

Amennyiben a tanuló tanulmányai alatt vizsgát tesz, akkor erről tanulónként és vizsgánként jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyvön fel kell tüntetni a vizsgát lebonyolító intézmény nevét, OM azonosítóját és címét. A jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia: a tanuló nevét, születési helyét és idejét, állampolgárságát, anyja születéskori nevét, lakcímét, annak az iskolának a megnevezését, amellyel tanulói jogviszonyban áll, a vizsgatárgy megnevezése mellett az írásbeli vizsga időpontját, értékelését, a szóbeli vizsga időpontját, a feltett kérdéseket, a vizsga értékelését és a kérdező tanár aláírását, a végleges osztályzatot, a jegyzőkönyv kiállításának helyét és idejét, az elnök, a jegyző és a vizsgabizottság tagjainak nevét és aláírását.[xxv] Tanulmányok alatti vizsga lehet különösen az osztályozó vizsga, a különbözeti vizsga, a pótló és javítóvizsga.

Osztályozó vizsgát a félévi és a tanévvégi osztályzat megállapításához annak a tanulónak kell tenni, akit felmentettek a tanórai foglalkozásokon való részvétele alól, akinek engedélyezték, hogy egy vagy több tantárgy tanulmányi követelményének egy tanévben vagy az előírtnál rövidebb idő alatt tegyen eleget, aki a jogszabályban meghatározott időnél többet mulasztott, és a nevelőtestület döntése alapján osztályozó vizsgát tehet, valamint ha a tanuló a félévi, év végi osztályzatának megállapítása érdekében független vizsgabizottság előtt tesz vizsgát.

Különbözeti vizsgát a tanuló abban az iskolában tehet, amelyikben a tanulmányait folytatni kívánja.

A vizsgázó az igazgató által meghatározott vizsganapon akkor tehet pótló vizsgát, ha a vizsgáról neki fel nem róható okból elkésik, távol marad, vagy a megkezdett vizsgáról engedéllyel eltávozik, mielőtt a válaszadást befejezné.

Javítóvizsgát akkor tehet a vizsgázó, ha a tanév végén – legfeljebb három tantárgyból – eléktelen osztályzatot kapott, az osztályozóvizsgáról, különbözeti vizsgáról számára felróható okból elkésik, távol marad, vagy a vizsgáról engedély nélkül távozik.[xxvi]

A tantárgyfelosztás, és az órarend

Az iskola a pedagógiai munka tervezéséhez tantárgyfelosztást készít, melyet jóváhagyás céljából minden év augusztus 15. napjáig meg kell küldeni a fenntartónak. A tantárgyfelosztás tartalmazza a tanév évszámát, az iskola nevét, a pedagógus tantárgyfelosztási sorszámát, nevét, végzettségét, szakképzettségét és az általa tanított tantárgyakat, egyéb foglalkozásokat, az osztályok, csoportok megjelölését és óratervi óráik számát, a pedagógus által ellátott óratervi órák és egyéb foglalkozások számát osztályonként és tantárgyanként, egyéb foglalkozásonként, az egyes pedagógusok neveléssel-oktatással lekötött óraszámát, az órakedvezményre jogosító jogcímeket, az óratervi órák és egyéb foglalkozások külön-külön összesített óraszámát, a fenntartó által engedélyezett pedagógus-álláshelyek számát.

A tantárgyfelosztás alapján készített összesített iskolai órarend tartalmazza a tanórai és az egyéb foglalkozások időpontját, osztályonként és tanóránként az adott tantárgy és a tanár megnevezésével.[xxvii]

Az érettségi vizsgával kapcsolatos iratok

A következőkben az érettségi vizsgával kapcsolatos egyes iratokat fogom bemutatni a teljesség igénye nélkül. Fontos, hogy ezen tanügyi dokumentumokra külön jogszabály vonatkozik. Ez az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló 100/1997. (VI.13.) Korm. rendelet. 

Általánosságban elmondható, hogy az érettségi vizsga célja annak megállapítása, hogy a vizsgázó rendelkezik-e az általános műveltség alapjaival és olyan képességekkel, amelyek alkalmassá teszik az önművelésre, illetve szert tett-e megfelelő tárgyi tudásra, gondolkodási és tájékozódási képességre, képes-e ismereteinek rendszerezésére és gyakorlati alkalmazására, valamint felkészült-e a felsőoktatási intézményekben folyó tanulmányok megkezdésére.[xxviii] Az érettségi vizsgával kapcsolatos iratokat két példányban a vizsgabizottság működési ideje előtt és után az igazgató készíti el és írja alá, a vizsgabizottság működési ideje alatt a vizsgabizottság jegyzője készíti el, és a vizsgabizottság jegyzője, elnöke és az igazgató írja alá.[xxix] A legfontosabb dokumentum a törzslap, törzslapkivonat, a kiegészítő, szintemelő és ismétlő vizsgáról, az előrehozott érettségi vizsgáról készített tanúsítvány, az osztályozó ív, az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány, a kiadott érettségi bizonyítványokról, tanúsítványokról és törzslapkivonatokról szóló jelentés, az érettségi bizonyítványról, tanúsítványról készített másodlat.

Az érettségi törzslap

A törzslap a vizsgázókkal kapcsolatos adatokat tartalmazza. A törzslap – ebben az esetben is – a korábbiakban ismertetettek szerint két részből áll, egyrészt a vizsgázókról külön-külön kiállított egyéni lapokból (belív) és vizsgabizottság adatait tartalmazó borítóból (külív).

A törzslapot a kétszintű érettségi vizsga adminisztrációs rendszere készíti el elektronikus és kinyomtatható formában.

Hangsúlyozandó, hogy a kétszintű érettségi vizsga adminisztrációs rendszerének lezárását követően a törzslapot csak kézzel, jól olvashatóan, nyomtatott betűvel, nem fakuló tintával lehet kitölteni és javítani. Ezzel kapcsolatban a jogszabály kimondja, hogy a törzslapon csak a vizsgaszabályzatban megjelölt módon szabad javítani. A téves, hibás bejegyzést egyszer át kell húzni, és a helyes bejegyzést e mellé vagy e fölé kell írni, a javított oldalt a vizsgabizottság elnöke és a vizsgabizottság jegyzője – megfelelő záradék alkalmazása után – aláírja, az aláírások mellett szerepelnie kell a vizsgabizottság körbélyegzője lenyomatának.[xxx]

Az érettségi törzslapkivonat

Azok részére, akik vendégtanulóként tettek érettségi vizsgát, illetve akik pótló vizsgát tehetnek, vagy akiknek javítóvizsgát kell tenniük, valamint akik előrehozott vizsgát, vagy az érettségi bizonyítvány megszerzése előtt szintemelő vizsgát tettek, az érettségi vizsga eredményének kihirdetésekor a vizsgabizottság elnöke törzslapkivonatot ad át. Emellett az igazgató törzslapkivonatot állít ki és ad át annak is, aki a törzslapkivonatot elvesztette.

A törzslapkivonat kiállításáért – kivéve, ha a vizsga ingyenes – a kiállítás napján érvényes kötelező legkisebb munkabér (minimálbér) tíz százalékának megfelelő díjat kell befizetni a vizsgabizottságot működtető intézmény részére.[xxxi]

A kiegészítő, a szintemelő és ismétlő vizsgáról, az előrehozott érettségi vizsgáról készített tanúsítvány

Az érettségi bizonyítvány megszerzése után letett kiegészítő, szintemelő és ismétlő vizsgákról, az előrehozott érettségi vizsgákról a vizsgabizottság tanúsítványt állít ki.[xxxii]

Az osztályozó ív, és az egyéni osztályozó ív

Az írásbeli vizsga megkezdése előtt vizsgabizottságonként legalább három példányban osztályozó ívet kell készíteni. Az osztályozó ívnek tartalmaznia kell a vizsgabizottság nevét és címét, a vizsgázók nevét, törzslapjának számát, továbbá vizsgatárgyanként, azon belül vizsgarészenként a vizsgázó teljesítményének értékelését és minősítését.

Ha a vizsgázó egyes vizsgatárgyakból emelt szinten tesz érettségi vizsgát, a tantárgyi bizottság egyéni osztályozó ívet készít, amelyet a kormányhivatal küld meg a vizsgabizottságnak.[xxxiii]

Az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány

Az érettségi bizonyítványt, tanúsítványt az érettségi törzslap alapján – a bizonyítvány-, illetve tanúsítvány-nyomtatvány felhasználásával – a jegyző állítja ki, olvasható, nyomtatott betűkkel, nem fakuló tintával, a kiállított érettségi bizonyítványt, tanúsítványt legkésőbb a záróértekezletet követő első munkanapon át kell adni a vizsgázóknak.

Az érettségi bizonyítványba, tanúsítványba beírt adatoknak a megfelelő törzslapi adatokkal szó szerint egyezniük kell, fel kell tüntetni a vizsgabizottságot működtető intézmény OM azonosítóját, kivéve, ha a vizsgabizottságot a kormányhivatal működteti, erről az igazgatónak az érettségi bizonyítvány, tanúsítvány aláírása előtt meg kell győződnie.

Az érettségi bizonyítvány rovatainak kitöltésekor a vizsgatárgyak felesleges rovatait egy-egy vízszintes vonallal érvényteleníteni kell.

Az érettségi bizonyítványban, tanúsítványban törölni, helyesbíteni vagy javítani nem szabad. Az elrontott tanúsítvány-nyomtatványra, illetve az elrontott bizonyítvány-nyomtatvány minden oldalára rá kell írni tintával, nyomtatott nagy betűkkel az „ELRONTOTT” kifejezést, és vastagon át kell húzni tintával[xxxiv]

A kiadott érettségi bizonyítványokról, tanúsítványokról és törzslapkivonatokról szóló jelentés

A kiadott érettségi bizonyítványokról, tanúsítványokról és törzslapkivonatokról a vizsgabizottság jegyzője jelentést készít, amelyet – az érettségi vizsga eredményének kihirdetését követő öt munkanapon belül – elektronikus úton és nyomtatott formában hitelesítve, vagy elektronikus úton és elektronikusan hitelesítve megküld az Oktatási Hivatalnak.[xxxv]

Az érettségi bizonyítványról, tanúsítványról készített másodlat

Az elveszett, megsemmisült érettségi bizonyítványról, tanúsítványról másodlatot lehet kiállítani, a törzslap alapján, a másodlatban mindazokat az adatokat fel kell tüntetni, amelyek az érettségi bizonyítványban szerepeltek, a másodlatot a kiállításra jogosult intézmény vezetője írja alá, és látja el az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával.[xxxvi]

A szakmai vizsgával kapcsolatos iratok

A szakmai oktatási rendszer három pilléren nyugszik. Az első a közismereti oktatás, amely a szakképző intézményben a közismereti kerettanterv szerint folyik. A második az ágazati alapoktatás, amely a szakképző intézményben a szakirányú oktatást megelőzően folyik. Az ágazati alapoktatás ágazati alapvizsgával zárul. A harmadik a szakirányú oktatás, amelynek célja, hogy a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy számára biztosítsa a szakma keretében ellátandó munkatevékenységekhez szükséges ismeretek és készségek elsajátítását, képessé tegye azok gyakorlatban történő alkalmazására és a tanulót, illetve a képzésben részt vevő személyt a szakmai vizsgára felkészítse.[xxxvii]

Az egyes tanügyi dokumentumok ismertetése előtt véleményem szerint szükséges kifejteni azt is, hogy a szakképzésben hogyan alakul az egyes vizsgák rendszere.

Az ágazati alapvizsga a tanulónak, illetve a képzésben részt vevő személynek az adott ágazatban történő munkavégzéshez szükséges szakmai alaptudását és kompetenciáit méri. A tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy az ágazati alapoktatás elvégzését követően tehet ágazati alapvizsgát. Az ágazati alapvizsga az adott ágazatba tartozó valamennyi szakma tekintetében azonos szakmai tartalmát a képzési és kimeneti követelmények határozzák meg. Az ágazati alapvizsga teljesítését a bizonyítványba kell bejegyezni. Az ágazati alapvizsga bizonyítványba bejegyzett teljesítése a képzési és kimeneti követelményekben meghatározott munkakör betöltésérevaló alkalmasságot igazol.

Az érettségi vizsgán a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy a köznevelésről szóló törvényben meghatározott vizsgatárgyakból ad számot tudásáról azzal, hogy az érettségi vizsga kötelezően választandó vizsgatárgya helyett szakmai vizsgát kell tenni. A technikumban folytatott tanulmányokhoz kapcsolódóan letett szakmai vizsga a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy adott vizsgatárgyból letett emelt szintű érettségi vizsgájának felel meg. Az érettségi vizsgáról valamennyi érettségi vizsgatárgy és a szakmai vizsga sikeres letételét követően lehet érettségi bizonyítványt kiállítani. Az, aki a szakképző iskolában folytatott tanulmányokhoz kapcsolódóan szakmát szerzett és annak megszerzését követően kíván érettségi vizsgát tenni, mentesül az érettségi vizsga kötelezően választandó vizsgatárgya alól.

A szakmai vizsga állami vizsga, amely a szakirányú oktatás során megtanult, a képzési és kimeneti követelményekben az adott szakmára speciálisan előírt szakmai ismeretek elsajátítását országosan egységes eljárás keretében méri. A szakma megszerzéséről kiállított oklevelet, illetve szakmai bizonyítványt az kaphat, aki sikeres szakmai vizsgát tett. A szakmai vizsgát, illetve a szakmai képzéshez kapcsolódóan megszerezhető szakképesítés megszerzésére irányuló képesítő vizsgát a nemzeti akkreditálásról szóló törvény szerinti akkreditáló szerv által személytanúsító szervezetként akkreditált vizsgaközpont szervezhet.

A képesítő vizsga az akkreditált vizsgaközpont által szervezett, a szakmai képzésben elsajátított és a programkövetelményben a szakmai képzéshez kapcsolódóan megszerezhető szakképesítésre meghatározott kimeneti követelmények mérésére szolgáló vizsga. Képesítő bizonyítványt az kaphat, aki sikeres képesítő vizsgát tett.[xxxviii]

A fentiekre is figyelemmel meg kell különböztetni a szakképző intézmény által használt nyomtatványokat, valamint az akkreditált vizsgaközpont által használt nyomtatványokat egymástól.

A szakképző intézmény által használt nyomtatványnak minősül a bizonyítvány, az érettségi bizonyítvány és az érettségi tanúsítvány, a törzslap, a félévi értesítő, a napló, a tanulmányok alatti vizsga jegyzőkönyve, a közösségi szolgálati lap, a tanulói jogviszony igazoló lapja, valamint az előkészítő évfolyam, a műhelyiskola elvégzéséhez és az ágazati alapvizsgához kapcsolódóan kiállított igazolás. Ezzel szemben az akkreditált vizsgaközpont által használt nyomtatványok a következőek: az oklevél, a szakmai bizonyítvány, illetve a képesítő bizonyítvány, a vizsgatörzslap, és a szakmai vizsga jegyzőkönyve.

Tekintettel arra, hogy a szakképző intézmény által használt nyomtatványokra vonatkozó szabályok alapjaiban – természetesen a szakképzés sajátosságaiból eredő különbségek figyelembevételével – megegyeznek a köznevelési törvényben meghatározott nyomtatványokra vonatkozó szabályokkal, így ezen tanügyi dokumentumokat nem ismertetem külön. Azért annyit kiemelnék, hogy a szakma megszerzéséről oklevelet kell kiállítani, ha a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy a szakmai oktatást a technikumban teljesítette. Az oklevélben a megszerzett szakma megjelölése mellett fel kell tüntetni az „okleveles” megjelölést, ha a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy a felsőoktatási intézmény és a technikum által közösen kidolgozott szakmai oktatásban vett részt. A szakma megszerzéséről szakmai bizonyítványt kell kiállítani, ha a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy a szakmai oktatást a szakképző iskolában teljesítette. Az oklevél és a szakmai bizonyítvány, valamint az azok kiállításának alapjául szolgáló nyomtatvány közokirat. [xxxix]

Az alapfokú művészeti iskolák, illetve a kollégiumok által használt egyéb speciális nyomtatványok

Az előzőekben említett általános tanügyi dokumentumokon túl beszélhetünk többek között az alapfokú művészeti iskolák, illetve a kollégiumok által használt egyéb speciális nyomtatványokról is.

Az alapfokú művészeti iskolák által használt további speciális nyomtatványok a következőek: bizonyítvány az alapfokú művészeti iskola művészeti ágai – zeneművészet, táncművészet, képző- és iparművészet, szín- és bábművészet, cirkuszművészet – szerint, törzslap külív, belív az alapfokú művészeti iskola művészeti ágai – zeneművészet, táncművészet, képző- és iparművészet, szín- és bábművészet, cirkuszművészet – szerint, összesítő kimutatás a térítési díj és a tandíj befizetéséről, eszköz- és hangszerkölcsönzési kötelezvény, eszköz- és hangszernyilvántartó lap, szülői nyilatkozat az alapfokú művészeti iskolában folytatott tanulmányokhoz.

A kollégium által használt nyomtatványok közé sorolható a kollégiumi csoportnapló, a kollégiumi napló (ügyeleti napló), a kollégiumi törzskönyv.[xl]

Tanügyi nyilvántartások vezetése

Miután áttekintettük a legfontosabb tanügyi dokumentumokat, érdemes annak tisztázása, hogy az egyes tanügyi nyilvántartások vezetésére ki köteles.

Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt, és vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. Az alapfokú művészeti iskolában a hangszeres vagy a csoportos tantárgyat oktató szaktanár – az intézményvezető megbízása alapján – vezeti az egyéni és a csoportos foglalkozási naplót, a törzslapot, valamint kiállítja a bizonyítványt.

A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó-pedagógus felelős. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni.

A kötelezően használt nyomtatványokra felvezethető záradékok szövegét a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 1. melléklete határozza meg. Nagyon fontos, hogy kizárólag ezeket a záradékokat lehet használni.

Az esetleges hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, olyan módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

Névváltozás esetén a volt tanuló kérelmére, az engedélyező okirat alapján a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, és az eredeti iskolai bizonyítványról bizonyítványmásodlatot, tanúsítvány-másodlatot kell kiadni. Ilyenkor az eredeti bizonyítványt meg kell semmisíteni, vagy – ha tulajdonosa kéri – az „ÉRVÉNYTELEN” felirattal vagy iratlyukasztóval történő kilyukasztással érvényteleníteni kell, és vissza kell adni a tulajdonosának.

Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni. Ez a csere az érintett számára díjmentes.[xli]

A bizonyítványnyomtatványok, tanúsítványnyomtatványok kezelése

Az iskola az üres bizonyítvány-nyomtatványokat, tanúsítványnyomtatványokat köteles zárt helyen úgy elhelyezni, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy férhessen hozzá.

Az iskola az elrontott és nem helyesbíthető, továbbá a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet készít, és a bizonyítványt megsemmisíti.

Az iskolának nyilvántartást kell vezetnie az üres bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról, a kiállított és kiadott bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról, az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról, tanúsítványokról.

Az iskola az elveszett, megsemmisült üres bizonyítványnyomtatvány, tanúsítvány érvénytelenségéről szóló közlemény közzétételét kezdeményezi az oktatásért felelős miniszter által vezetett minisztérium hivatalos lapjában, megjelölve az adott bizonyítványnyomtatvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és az érvénytelenség időpontját.[xlii]

Összegzés

Összegzésként megállapítható, hogy a pedagógusoknak számos olyan nyomtatványt kell használniuk, amelyeknek a tartami és formai követelményeit jogszabályok határozzák meg. Természetesen a tanügyi dokumentumok nagy része elektronikus úton előállított, illetve papír alapú hiteles nyomtatvány, azonban azok kitöltése során számos esetben felmerülhetnek olyan kérdések, amelyeket a cikkben szereplő jogszabályok rendelkezése alapján lehet a gyakorlatban megoldani.